Lieferantenbestellungen in der Gastronomie automatisieren

Lieferantenbestellungen automatisieren: was KitchenCrew macht

Lieferantenbestellungen in der Gastronomie lassen sich automatisieren, ohne dass die Küche die Entscheidung abgibt. KitchenCrew, ein Produkt, das wir entwickelt haben, funktioniert so: Das Team tippt die Einkaufsliste einmal in einen Chat, und pro Lieferant landet ein Bestellentwurf im Postfach, bereit zum Prüfen und Abschicken. KitchenCrew ist für Abläufe in Schweizer Gastrobetrieben gebaut, mit Katalog-Upload und E-Mail-Anbindung. Ein Pilot mit Schweizer Restaurants läuft. Wir testen dort den Ablauf mit echten Katalogen und echten Lieferantenwegen.

Der Text richtet sich an Wirtinnen, Gastgeber und Küchenchefs sowie an alle in einem KMU, die bei mehreren Lieferanten von Hand bestellen. Er beschreibt das Problem, die Entscheidungen hinter KitchenCrew und wo sie aufhören. Der Pilot läuft noch; belastbare Zahlen und Restaurantnamen veröffentlichen wir erst, wenn Ergebnisse da sind.

Warum Bestellen in der Gastronomie so viel Handarbeit ist

Eine Liste geht an viele Lieferanten, jeder auf seinem Kanal. Eine Küche kauft oft beim Grosshändler, beim Metzger, beim Gemüselieferanten, bei der Bäckerei und beim Getränkehändler ein. Der eine nimmt Bestellungen im Webshop an, der nächste per E-Mail, einer per Telefon oder Kurznachricht, einer auf einem eigenen Formular. Jeder hat eigene Artikelnamen, Einheiten und Bestellschlüsse.

Die Liste entsteht woanders: an der Wandtafel, am Pass, in einer Nachricht des Sous-Chefs nach dem Service. Spät am Abend teilt jemand sie auf, sucht Artikelnamen, macht aus «zwei Harassen» die Einheit des Lieferanten und tippt alles noch einmal ab, einmal pro Lieferant.

Typische Fehler: ein Artikel beim falschen Lieferanten, Kilo statt Stück, etwas von der Tafel in keiner Bestellung. Das ist Abschreiben unter Zeitdruck am Ende eines langen Tages, keine Nachlässigkeit.

Wer die Liste in privaten Chats oder in Free-Tools ohne Vertrag tippt, verschiebt Personen- und Bestelldaten in Umgebungen, die Ihre IT nicht steuert. Für den Piloten gilt: Eingabe in einem vorgesehenen Kanal, Kataloge nur von Lieferanten, mit denen Sie bereits Geschäftsbeziehungen haben. Das ersetzt keine Datenschutz-Folgenabschätzung, erinnert aber daran, dass Bestelllisten Kundendaten und Einkaufspreise enthalten können.

So geht KitchenCrew mit der Liste um

KitchenCrew hält die Liste an einem Ort und übernimmt das Aufteilen.

1. Liste

   Das Team tippt in einen Chat, was gebraucht wird.

2. Katalog

   Hochgeladene Kataloge sagen, welcher Lieferant welchen Artikel führt.

3. Entwürfe

   Pro Lieferant landet ein Bestellentwurf im Postfach des Teams.

4. Prüfen und senden

   Eine Person liest die Entwürfe, bevor etwas hinausgeht.

Was bestellt wird, entscheidet die Küche. Was wegfällt, ist Sortieren nach Lieferant und mehrfaches Abtippen. Der Chat ist bewusst vertraut: viele Teams tippen die Liste heute schon in eine Gruppe. KitchenCrew nutzt diese Gewohnheit, statt einen neuen Webshop zu erzwingen, den niemand nach 18 Uhr öffnet.

Drei Entscheidungen im Aufbau

Jede folgt daraus, wie Restaurants heute arbeiten.

Entwürfe statt automatischer Versand

Bestellungen binden Geld und Ware. Die Küche kennt Bankett, Ruhetag und Lieferanten, die letzte Woche nicht alles hatten. Ein Entwurf lässt dieses Urteil bei der Person, die ihn liest. Lesen geht schneller als Tippen, die Verantwortung bleibt im Team.

E-Mail, weil der Lieferant nichts Neues braucht

Der Entwurf kommt per E-Mail. Niemand auf Lieferantenseite installiert Software oder ändert die Bestellannahme. Metzgerei und Hof arbeiten wie bisher. Das Restaurant ändert seine Seite des Ablaufs.

Der Katalog als Grundlage

Welcher Lieferant welchen Artikel bekommt, steht im Katalog. Name, Einheit, Verpackungsgrösse kommen aus dem Upload. Ohne Katalog müsste das System raten. Ändert ein Lieferant das Sortiment, muss der neue Katalog hinein.

In der Praxis pflegt das Küchenteam oder die Betriebsleitung die Kataloge, wenn Lieferanten PDFs oder Excel-Listen schicken. Das ist Arbeit, aber sie ersetzt das tägliche Nachschlagen im Ordner. Einmal im Quartal reicht oft, ausser ein Lieferant stellt das Sortiment um.

Wo die Grenzen liegen

KitchenCrew bereitet Bestellungen vor. Was danach passiert, ersetzt es nicht.

Telefonbestellungen brauchen weiter den Anruf; der Entwurf ist dann eine Liste zum Vorlesen. Veralteter Katalog ergibt veraltete Entwürfe. Wer Entwürfe ungelesen verschicken will, sucht ein riskanteres Werkzeug.

KitchenCrew passt nicht, wenn fast alles über einen Grosshändler-Webshop läuft, die Liste jede Woche gleich ist (Dauerauftrag) oder niemand die Entwürfe lesen will.

Auch die Tagesform spielt mit: an einem ruhigen Montag reicht oft der Webshop des Grosshändlers. An einem Freitag mit Veranstaltung und sechs Lieferanten ist die geteilte Liste der Engpass. Genau solche Spitzen wollten wir mit dem Chat-Eingang und den Entwürfen abfangen, ohne die Küche aus der Entscheidung zu nehmen.

Was sich auf andere KMU übertragen lässt

Das Muster gilt überall, wo aus einer Liste mehrere Bestellungen werden: eine Eingabe, eine Referenzliste, pro Empfänger ein Entwurf im gewohnten Kanal, Prüfung vor dem Versand.

Ein erfundenes Beispiel: Ein Handwerksbetrieb bestellt Material für Baustellen bei mehreren Grosshändlern. Die Liste des Vorarbeiters wird zu einem Entwurf pro Grosshändler, das Büro prüft vor dem Senden.

Ein erfundenes Beispiel: Eine Praxis sammelt Verbrauchsmaterial aus mehreren Räumen. Die Liste wird zu einem Entwurf pro Lieferant, die Praxisleitung prüft.

Dieselbe Idee, Entwurf statt Neu-Tippen, steht in einem Beispiel auf der Prozess-Check-Seite: Servicetechniker füllen Rapporte auf dem Handy aus, das Büro prüft einen Rechnungsentwurf.

Die Referenzliste überträgt sich nicht automatisch. Im Handwerk kann sie eine Preisliste, ein Export oder eine gepflegte Tabelle sein. Klären Sie vor der Umsetzung, was Ihr System liefern kann.

Bevor Sie Ihre eigenen Bestellungen automatisieren

• Wie viele Lieferanten bekommen in einer normalen Woche eine Bestellung, und auf welchem Weg?
• Gibt es pro Lieferant eine aktuelle Referenzliste?
• Wer prüft heute vor dem Absenden, und würde diese Person einen Entwurf prüfen?

Fehlt eines der drei, sortieren Sie das zuerst. Software ersetzt keine Referenzliste und keinen Prüfenden.

Wenn Sie unsicher sind, ob Bestellen der richtige erste Ablauf ist, vergleichen Sie mit anderen wiederkehrenden Arbeiten im Betrieb: Rapporte, Rechnungen, Dienstpläne. Der Prozess-Check ist bewusst auf einen Ablauf begrenzt. Mehrere Ketten oder ein Produkt im eigenen Angebot führen eher zur KI-Integration als zu einem weiteren Piloten ohne Scope.

Produkt, eigene Umsetzung oder Prozess-Check

KitchenCrew ist ein Produkt für Restaurants. In einer anderen Branche ist dasselbe Muster eine Umsetzung zu Ihren Lieferanten und Ihrer Referenz. Dafür gibt es die KI-Integration. Der Case KitchenCrew mit PDF-Studie steht im Portfolio.

Geht es um einen einzelnen wiederkehrenden Ablauf in Ihrem Betrieb, ist der Prozess-Check der Einstieg: 30 Minuten online, ein schriftlicher Automatisierungs-Case und eine empfohlene Package-Grösse. Buchen Sie den kostenlosen Prozess-Check direkt unter /de/prozess-check/buchen. Im Gespräch zeigen wir, ob Bestellen der erste Hebel ist oder ob Rapporte, Rechnungen oder Dienstpläne vorher mehr Last wegnehmen. Was nach der halben Stunde kommt, erklärt nach dem Prozess-Check. Eine weitere eigene Umsetzung, Termin erst nach Zahlung, beschreibt Terminbuchung mit Zahlung automatisieren.

Package-Grössen (Small bis Max) sind Richtwerte aus dem Onepager, keine Festpreise. Die genaue Spanne klären wir im Check, wenn der Case steht.