Was ist ein KI-Agent? Einfach erklärt für das KMU-Büro

Was ist ein KI-Agent?

Ein KI-Agent ist ein Sprachmodell, das Werkzeuge und ein Ziel bekommen hat und in mehreren Schritten darauf hinarbeitet. Er entscheidet, was er als Nächstes nachschaut oder erledigt, setzt dafür ein Werkzeug ein, liest das Ergebnis und macht weiter, bis das Ziel erreicht ist oder er nicht mehr weiterkommt.

Ein Chatbot im Browserfenster beantwortet eine Frage und ist fertig. Ein Agent handelt in den Systemen, auf die er Zugriff hat. Im KMU-Büro heisst das zum Beispiel: ein Postfach sortieren, eine Antwort vorbereiten oder eine Auskunft zusammensuchen, die auf drei Systeme verteilt ist.

Anthropic, ein Hersteller solcher Modelle, zieht die Grenze so: Bei einem Workflow, also einem festen Ablauf, laufen Modell und Werkzeuge über vorher festgelegte Pfade. Bei einem Agenten steuert das Modell selbst, welche Schritte und Werkzeuge es einsetzt. Kurz gesagt: Beim Workflow legen Sie den Weg vorher fest, beim Agenten wählt ihn das Modell.

• ModellLiest und schreibt

  Versteht die Mail, die Notiz, die Frage in normaler Sprache.

• WerkzeugeWas er anfassen darf

  Postfach lesen, Kundenliste durchsuchen, Entwurf anlegen.

• ZielWann er fertig ist

  Zum Beispiel: jede neue Anfrage zugeordnet, ein Entwurf liegt bereit.

Wie sich ein Agent von Chat und Workflow unterscheidet

Im Alltag werden drei Begriffe vermischt. Chat heisst: Sie stellen eine Frage, das Modell antwortet, fertig. Workflow heisst: bei jedem Durchlauf dieselbe Kette von Schritten, oft ohne dass das Modell den Weg wählt. Agent heisst: Das Ziel steht fest, der Weg kann von Fall zu Fall wechseln, weil das Modell entscheidet, welches Werkzeug als Nächstes passt.

Den Unterschied zwischen Regel, Workflow und Modell erklärt der Beitrag zu Digitalisierung, Automatisierung und KI an einer Lieferantenrechnung. Welcher Ablauf in Ihrem Betrieb zuerst an die Reihe kommt, mit oder ohne Agent, steht im Beitrag Welchen Ablauf zuerst automatisieren.

Was ein KI-Agent im KMU-Büro kann

Ein Agent lohnt sich dort, wo der nächste Schritt davon abhängt, was der vorherige ergeben hat. In vielen Büros passen drei Arbeiten zu dieser Beschreibung.

• Zuordnen: Der Agent liest neue Mails im Sammelpostfach, erkennt, ob es eine Bestellung, eine Reklamation oder eine Frage ist, und weist sie mit einer Zeile Zusammenfassung der richtigen Person zu.
• Entwerfen: Zu einer Kundenfrage sucht er die letzte Bestellung und die Preisliste heraus und bereitet eine Antwort vor, die jemand liest, bevor sie rausgeht.
• Über mehrere Systeme nachschlagen: «Wo ist die Lieferung für diesen Kunden?» heisst, die Auftragsliste, die Versandbestätigung im Postfach und eine Notiz im CRM anzuschauen. Der Agent sammelt die drei Antworten und schreibt eine daraus.

In allen drei Fällen ändert sich der Weg von Fall zu Fall. Genau dort ist ein Modell, das seine Schritte selbst wählt, seinen Preis wert. Copilot in Microsoft 365 oder vergleichbare Assistenten in Ihrer Office-Suite können einzelne Schritte unterstützen. Ein «Agent» im engeren Sinn verbindet mehrere Werkzeuge mit einem klaren Ziel, ohne dass jede Zwischenentscheidung vorgegeben ist.

Was ein KI-Agent nicht unbeaufsichtigt tun sollte

Ein Agent sollte keine Zahlungen auslösen, keine verbindlichen Antworten verschicken, keine Daten löschen und nichts tun, was keine Person prüft. Verbindlich ist alles, worauf sich Ihre Kundschaft berufen kann: ein Preis, ein Liefertermin, eine Zusage zu Bedingungen.

Die OWASP-Liste der Risiken für Anwendungen mit Sprachmodellen nennt das «Excessive Agency»: schädliche Aktionen, die aus unerwarteten, mehrdeutigen oder manipulierten Antworten des Modells folgen. Als Ursachen nennt sie zu viele Funktionen, zu viele Berechtigungen und zu viel Eigenständigkeit. Ihre Empfehlung: Folgenreiche Aktionen gibt ein Mensch frei. Agenten, die Mails lesen, tragen ein zusätzliches Risiko: Text in einer Mail oder einer Datei kann Anweisungen enthalten, die das Modell dann befolgt. OWASP führt das als indirekte Prompt Injection.

Daten und Schatten-KI im Schweizer Büro

Agenten brauchen Zugriff auf echte Daten: Mails, Kundenlisten, Verträge. Kundendaten und interne Zahlen gehören nicht in kostenlose Chat-Konten ohne Vertrag und ohne klare Regeln zur Speicherung. Das revidierte DSG verlangt angemessene technische und organisatorische Massnahmen, und welche Tools Ihr Betrieb zulässt, entscheidet die Geschäftsleitung.

Nutzen Mitarbeitende bereits private Chat-Konten wie ChatGPT für die Büroarbeit, haben Sie keinen Agentenbetrieb, sondern Schatten-KI ohne Protokoll. Ein Agent im Betrieb braucht deshalb klare Grenzen: welche Systeme, welche Konten, wer freigibt, was protokolliert wird.

Wer mit Agenten lieber wartet

Nicht jedes KMU braucht einen Agenten, um KI nutzbar zu machen. Wenn Ihr Problem ein fester Ablauf mit wenigen Ausnahmen ist, reicht oft eine Regel oder ein einfacher Workflow. Wenn nur eine Person im Betrieb IT-Zugänge hat, fehlt zuerst die Basis. Wenn die Arbeit nur selten anfällt, übersteigen Einrichtung und Prüfung den Nutzen.

Der Fehler: ein Agent für eine Arbeit, die eine feste Regel zuverlässig erledigt

Der häufigste Fehler ist, einen Agenten dort einzusetzen, wo eine feste Regel die Arbeit schon jedes Mal richtig macht. «Jedes PDF von diesem Lieferanten kommt in diesen Ordner und geht an diese Person zum Visum» hat genau einen richtigen Weg. Eine Regel geht ihn bei jedem Durchlauf fast kostenlos, und im Nachhinein sehen Sie, warum sie was getan hat. Ein Agent bringt Abweichungen genau dort hinein, wo Sie keine wollen, und jeder Durchlauf kostet mehr.

Wenn Ihr Team mit Agenten arbeiten will

Will Ihr Team zuerst verstehen, was Agenten können, sie an echten Aufgaben ausprobieren und gemeinsame Regeln für den Einsatz festlegen, ist der Workshop «KI im Unternehmen» das passende Format. Er zeigt auch, wie Sie mehrere Werkzeuge zu agentischen Abläufen verketten. Der Workshop dauert einen halben oder ganzen Tag und ist für bis zu 20 Personen ausgelegt.

Haben Sie schon eine bestimmte Arbeit im Kopf, etwa das Postfach, das jeden Morgen von Hand sortiert wird, ist der Workshop das falsche Format. Für diese eine Arbeit gibt es den Prozess-Check.