Prozesse automatisieren im KMU: Welchen Ablauf zuerst?

Welchen Ablauf Sie zuerst automatisieren

Prozesse automatisieren im KMU beginnt mit einem Ablauf, nicht mit einer Tool-Liste. Nehmen Sie den Vorgang, der jede Woche gleich wiederkommt, einer Person wehtut, ein erkennbares Ende hat und dessen Eingangsdaten schon in Mail, PDF oder einem System liegen, das Sie nutzen. Der Montagsreport aus fünf Exporten ist ein Kandidat. Das Gespräch mit einer unzufriedenen Kundin nicht.

ChatGPT ist in vielen Büros schon offen, Copilot manchmal auch. Der Report entsteht trotzdem von Hand. Wenn Ihnen jemand einen «Agenten» zusätzlich zu diesen Chat-Werkzeugen verkauft, lesen Sie zuerst Was ist ein KI-Agent?, bevor Sie das als Automatisierung behandeln. Bevor Sie Lizenzen aufstocken, sortieren Sie mit vier Fragen. Das dauert eine Viertelstunde und kostet nichts.

Vier Fragen, bevor ein Werkzeug ins Haus kommt

BDO hat 2026 festgehalten, dass grosse Firmen KI in ihre Wertschöpfung einbinden, viele KMU aber bei einzelnen Apps bleiben. Der Rat dort: wenige konkrete Fälle, geführt von der Geschäftsleitung, kein IT-Nebenthema. Praktisch heisst das: ein Ablauf, der diese vier Fragen übersteht.

• Kommt der Ablauf wöchentlich oder täglich vor?
• Kostet er Zeit, erzeugt Fehler, oder hängt er an einer Person?
• Können Sie Start und Ende in einem Satz sagen?
• Liegen die Eingangsdaten schon in Mail, PDF oder einem System?

Wiederholt er sich?

Zählen Sie, wie oft der Ablauf in einem normalen Monat vorkommt. Täglich oder wöchentlich ist ein Kandidat. Zweimal im Quartal ist meist ein Projekt, auch wenn es gerade wehtut.

Schreiben Sie drei Dinge auf: wer es macht, an welchem Wochentag, und was passiert, wenn diese Person krank oder in den Ferien ist. Lautet die Antwort «dann warten wir», haben Sie Häufigkeit und eine Abhängigkeit von einer einzigen Person.

Jeden Montag fünf Exporte nach Excel: Das wiederholt sich. Die einmalige Umstellung der Kasse: Das wiederholt sich nicht.

Tut er weh?

Schmerz ist Zeit, ein Fehler, oder eine Person, ohne die nichts weitergeht. Neunzig Minuten jeden Montag, bis die Zahlen stimmen. Drei Rückfragen pro Woche, weil die falsche Spalte in der Tabelle gelandet ist. Die Büroleitung, die als Einzige weiss, welche Datei gilt.

Eine Stoppuhr brauchen Sie nicht. Wenn der Ablauf regelmässig liegen bleibt, bis es brennt, tut er weh. Wenn niemand ihn machen will und er trotzdem Pflicht ist, auch. Wenn ein Tippfehler eine Rechnung oder einen Report kippt, ebenfalls.

«Könnte man mal schöner machen» reicht nicht. Das ist Unbehagen. Ein Flaschenhals sieht anders aus: er blockiert die nächste Person.

Hat er ein klares Ende?

Eine Mail mit PDF kommt an, und die Felder stehen danach in bexio oder Abacus. Eine Offerte geht raus, sieben Tage später liegt ein Entwurf fürs Nachfassen bereit, oder der Status ist tot. Sie können in einem Satz sagen, wann der Ablauf fertig ist.

Eine schwierige Kundin zu beruhigen hat kein solches Ende. Ein Angebot so lange zu drehen, bis es «sitzt», auch nicht. Und «schauen, dass die Zahlen für die Geschäftsleitung irgendwie zusammenpassen» hat keines, wenn jede Woche eine andere Frage im Raum steht.

Ohne klares Ende automatisieren Sie ein Urteil. Das geht schief, noch bevor ein Werkzeug im Spiel ist.

Liegen die Daten schon da?

Mail, PDF, Tabelle, Ordner, bexio, Abacus, Microsoft 365. Irgendwo muss das, was reinkommt, schon existieren. Eine neue Sammelstelle brauchen Sie dafür nicht. Sie brauchen eine Quelle, auf die sich zeigen lässt: das kommt rein, das soll raus.

Der adesso GenAI Impact Report 2026 für die Schweiz nennt als häufigste Blocker Datenqualität und fehlende Prozesse, je 32 Prozent, nicht das Modell. Das ist die Messung von adesso, nicht unsere. Das deckt sich mit dem Büroalltag. Wenn die Excel-Spalten jede Woche anders heissen, die PDFs mal im Postfach und mal auf dem Stick liegen, und niemand sagt, welche Version gilt, fehlt der Ablauf. Ein anderes Modell ändert daran wenig. Sind drei Fragen «ja» und die Daten wackeln, räumen Sie zuerst auf. Ein Tool auf einem Ablauf ohne feste Quelle zementiert das Durcheinander nur.

Stehen in den Dateien Personendaten, gehört auch die Ablage dazu. Ein Gratis-Konto bei einem Chatbot ist dafür der falsche Ort. Was das revidierte Datenschutzgesetz praktisch verlangt, erklärt der EDÖB. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Diese Auswahl schaffen Sie intern in einer Viertelstunde. Jede Person in Geschäftsleitung, Betrieb oder Büro nennt einen Vorgang, der sie nervt, und legt die vier Fragen daneben. Was viermal «ja» bekommt und eine zuständige Person hat, ist Ihr erster Ablauf. Der Rest wartet. Wie Sie den gewählten Ablauf analysieren: Prozessanalyse im KMU.

Was Sie nicht zuerst anfassen

Einmalige Projekte sind der falsche Start. Der Umzug, die neue Website, die Datenbereinigung vor dem Jahresabschluss: Sobald das durch ist, fasst das niemand mehr an. Es fehlt die Wiederholung.

Individuelle Beratung gehört auch nicht an den Anfang. Das Gespräch, in dem Sie die Kundin durch ihre Zahlen führen. Die Ausnahme, die Sie mit Absicht machen. Der Anruf, der die Beziehung hält. Dafür reicht oft eine Vorlage.

Auch der chaotische Ablauf ohne Zuständige gehört nicht an den Anfang. Wenn drei Leute «eigentlich zuständig» sind und die Dateien in vier Ordnern liegen, automatisieren Sie das Durcheinander. Bestimmen Sie zuerst eine Person, die für den Ablauf verantwortlich ist, und gehen Sie dann die vier Fragen noch einmal durch.

Zwei Nachbarfragen tauchen oft im selben Atemzug auf. Wenn das ganze Team dieselben Regeln und Werkzeuge kennen soll, ist das ein Workshop und kein einzelner Ablauf. Dafür gibt es KI im Unternehmen. Wenn Sie eine Produktidee prüfen wollen, ist das ein anderes Vorhaben, und ein MVP deckt der Prozess-Check nicht ab.

Zehn Dinge auf einmal anzupacken fühlt sich nach Plan an. Eine Woche später benutzt im Büro trotzdem niemand etwas Neues.

Was das kostet

Die vier Fragen kosten intern nichts. Wenn Sie mit uns in 60 Minuten einen Ablauf eingrenzen wollen, ist das der Prozess-Check: CHF 99 pauschal. Der Betrag wird vollständig angerechnet, wenn Sie danach ein Umsetzungs-Package buchen. Findet der Termin statt und es entsteht kein greifbarer Fall, erhalten Sie das Geld zurück.

Die Packages sind Richtwerte, die im Check festgelegt werden, keine Offerte aus diesem Text. Small liegt bei zwei bis drei Tagen und CHF 3’200–4’800. Medium, Large und Max sind grösser. Nach der Umsetzung tragen Sie die Token-Kosten selbst, das Hosting liegt als Richtwert bei CHF 50–150 im Monat und ist kündbar. Wer schon weiss, dass mehrere Abläufe oder KI im eigenen Produkt anstehen, landet eher bei der KI-Integration. Der Check bleibt der kleine Einstieg für eine einzelne Aufgabe.

Das Werkzeug kommt nach dem Ablauf

Erst wenn der Ablauf klar ist, lohnt sich die Frage nach dem Werkzeug. Manchmal reicht eine Copilot-Lizenz in Microsoft 365. Der Aufwand liegt im Formulieren, Zusammenfassen und Entwerfen, und die Arbeit bleibt in Word, Outlook oder Excel. Dann ist der nächste Schritt kein Umsetzungsprojekt. Sie nutzen die Lizenz dort, wo der Ablauf schon lebt, mit einer klaren Regel, welche Daten nicht in den Chat dürfen.

Manchmal besteht der Ablauf aus der Übergabe zwischen Systemen: Quelle A nach System B, jede Woche dieselbe Form. Copilot im Dokument ändert am Übertrag nichts. Dann braucht es eine Umsetzung. Mit welchem Werkzeug, entscheiden Sie erst nach den vier Fragen, nicht nach dem Anbieter-Pitch.

Eine Feature-Liste von Integrationsplattformen brauchen Sie an dieser Stelle nicht. bexio oder Abacus bleiben im Einsatz, auch wenn daneben eine Lücke klafft. Benennen Sie die Lücke, die vorhandene Software bleibt. Die Buchhaltungssoftware zu ersetzen oder den Treuhänder abzulösen ist kein erster Schritt.

Ein erfundenes Beispiel: fünf Exporte, oder die Kundin

• Wenn jeden Montag fünf Exporte anstehen

  Jemand holt sie aus drei Tools, kopiert sie in Excel, löscht Zeilen, prüft Summen und schickt die Datei an zwei Personen. Das dauert knapp eine Stunde, bei Fehlern länger. In den Ferien wartet der Report. Der Ablauf wiederholt sich, tut weh, hat ein Ende, und die Daten liegen schon in den Tools. Das ist ein Kandidat.

• Wenn eine Kundin unzufrieden ist

  Der Ton ist scharf, ob die Beschwerde berechtigt ist, bleibt offen, und jemand aus der Geschäftsleitung muss das Gespräch führen. Jeder Fall ist anders, gefragt ist Urteilsvermögen. Das ist kein erster Fall.

• Wenn der Montagsreport bekannt vorkommt

  Oft gibt es noch zwei Verwandte: Belege, die neben der Buchhaltungssoftware liegen bleiben, und Offerten, die im Posteingang versanden. Dieselben vier Fragen, ein anderer Wochentag.

Dieselben Fragen in 60 Minuten

Haben Sie intern schon sortiert und ein Ablauf ist klar, bringen Sie ihn mit. Tun drei Abläufe weh, bringen Sie alle drei mit. Im Termin grenzen wir auf einen ein.

Sie erhalten eine kurze Beschreibung (was, wer, wie oft) und eine Einschätzung der Package-Grösse. Im Gespräch verkaufen wir kein Werkzeug. Was der Check umfasst und was nicht, steht auf der Seite zum Prozess-Check.