Prozessanalyse im KMU: So gehen Sie vor

Prozessanalyse im KMU: worum es geht

Prozessanalyse heisst: einen wiederkehrenden Ablauf so aufnehmen und messen, dass klar wird, wo Zeit, Fehler und Wartezeit entstehen.

Im KMU genügt dafür ein Ablauf, eine Woche und eine Tabelle. Keine BPM-Software, kein Modellierungsprojekt. Sie haben den Kandidaten schon gewählt, wenn Sie welchen Ablauf Sie zuerst automatisieren mit den vier Fragen durchgegangen sind. Die Prozessanalyse zeigt, wo der Ablauf Zeit und Fehler kostet und welcher Teil nach festen Regeln läuft. Danach folgen Festhalten und Entscheid. Die Reihenfolge im Cluster ist: auswählen, analysieren, dokumentieren, Prozess-Check.

Foto: 2H Media auf Unsplash.

Dieser Text richtet sich an Geschäftsleitung, Büro- und Finanzverantwortliche in Schweizer KMU, bei denen eine wiederkehrende Handarbeit jede Woche wehtut. Er erklärt den Unterschied zwischen Digitalisierung, Automatisierung und KI und Was ist ein KI-Agent? nicht noch einmal. Er zeigt, wie Sie den gewählten Ablauf messen, bevor Sie Geld in Werkzeuge oder Umsetzung stecken.

In fünf Schritten durch einen Ablauf

Die fünf Schritte passen auf ein Blatt. Sie brauchen die Person, die den Ablauf heute macht, und eine zweite Person, die mitfragt.

1. Ablauf abgrenzen

   Auslöser und Ergebnis in je einem Satz. «Mail mit PDF kommt an» bis «Betrag steht im Buchhaltungsprogramm» ist ein Ablauf. «Die Zahlen für die GL irgendwie zusammenbringen» ist keiner.

2. Ist aufnehmen

   Einen echten Durchlauf am Bildschirm mitschauen oder kurz aufnehmen. Nicht das Ideal aus dem Kopf, sondern die Version von letzter Woche.

3. Messen

   Eine Woche lang: wie oft der Ablauf vorkommt, Minuten pro Durchlauf, Rückfragen oder Fehler, Wartezeit auf jemand anderen oder auf ein System.

4. Medienbrüche markieren

   Mail, Excel, PDF, Portal, Buchhaltung: wo kopiert jemand, druckt jemand, wartet jemand. Doppel-Erfassungen stehen neben dem Schritt, in dem sie passieren.

5. Entscheiden

   Regel-Teil (gleiche Felder, gleiche Reihenfolge) von Urteils-Teil trennen (Ausnahme, Freigabe, Gespräch). Nur der Regel-Teil eignet sich für Automatisierung.

Foto: Zulfugar Karimov auf Unsplash.

Wenn Sie unsicher sind, ob der Ablauf überhaupt ein Kandidat ist, gehen Sie zurück zu den vier Fragen im Pillar-Artikel. Die Prozessanalyse setzt voraus, dass Frequenz, Schmerz, Ende und Daten schon «ja» bekommen haben.

Notieren Sie pro Durchlauf dieselben vier Spalten wie in der Beispieltabelle weiter unten: Schritt, Minuten, Medienbruch, Regel ja oder nein. So bleibt die Woche vergleichbar, auch wenn jemand anderes mitliest. Am Freitag addieren Sie die Minuten und zählen Fehler. Das reicht als Entscheidungsgrundlage, ohne Projektcharter.

Beispiel: Belege und Monatsreport

Ein erfundenes Büro mit 18 Personen, ohne Firmennamen. Die Büroleiterin erledigt zwei wiederkehrende Arbeiten: Lieferantenrechnungen aus dem Postfach und einen Monatsreport für die Geschäftsleitung.

Belege: Rund 40 Rechnungen pro Monat kommen per Mail mit PDF-Anhang. Pro Rechnung tippt sie Betrag, Lieferant und Kostenstelle ins Buchhaltungsprogramm, oft vier Minuten. Zweimal pro Monat fehlt eine Angabe, dann Mail an den Besteller, Wartezeit ein bis zwei Tage.

Monatsreport: Jeden ersten Montag exportiert sie fünf Listen aus CRM, Buchhaltung und zwei Tabellen, kopiert Zeilen in eine Master-Excel, prüft Summen, schickt die Datei an die GL. Der Block dauert 75 bis 90 Minuten.

Aus der Tabelle werden zwei Dinge sichtbar. Die Belege sind zu grossenteils Regelarbeit mit einem klaren Urteils-Teil bei fehlenden Angaben. Der Report ist Regelarbeit mit hoher Minutenlast und vielen Medienbrüchen. Welcher Ablauf zuerst angepackt wird, hängt davon ab, was bei Ihnen öfter wehtut, nicht von der Methode. Beide Zahlen zusammen sind noch keine ROI-Rechnung. Sie sind die Basis, um intern zu vergleichen, bevor Sie externe Umsetzung prüfen.

Prozessanalyse Methoden: was ein KMU wirklich braucht

Suchanfragen zu Prozessanalyse Methoden meinen oft Grossprojekte. Für ein KMU reichen weniger Werkzeuge als Fachbegriffe.

Sie müssen keine Methode wählen und sie offiziell «einführen». Nehmen Sie SIPOC auf eine Seite, wenn Ihnen die Grenzen fehlen. Sonst starten Sie bei Schritt 2 der fünf Schritte: ein Durchlauf, eine Strichliste, Medienbrüche markieren.

Woran die Analyse im Büro scheitert

Vier Muster tauchen in KMU-Büros oft auf, bevor überhaupt gemessen wurde.

Zu viele Abläufe auf einmal. Drei Tabellen für drei Prozesse, nach einer Woche ist niemand weiter. Ein Ablauf, eine Woche, eine Tabelle.

Nur Interviews. Die Person, die den Ablauf macht, überspringt Schritte, die für sie selbstverständlich sind. Ein Durchlauf am Bildschirm zeigt die Klicks, die in keinem Gespräch vorkamen.

Ausnahmen wegreden. «Das ist halt immer anders» steht oft für fünf wiederkehrende Ausnahmen mit eigener Regel. Schreiben Sie sie auf. Sie entscheiden, ob Automatisierung stoppt oder nachfragt.

Tool zuerst. Eine Demo ersetzt keine Messung. Wenn Minuten und Medienbrüche unklar sind, kaufen Sie Software auf einem Nebelbild.

Wenn die Fehlerquote hoch ist, weil jede Woche andere Spalten in Excel heissen, ist das kein Analysefehler. Das ist der Befund: zuerst Quelle und Spalten fixieren, dann messen.

Vom Ergebnis zum Entscheid

Nach einer Woche sollten auf dem Tisch liegen: Minuten pro Monat (Häufigkeit mal Durchlauf), eine grobe Fehler- oder Rückfragequote, und der Anteil der Schritte, die nach derselben Regel laufen.

Eine Faustregel ohne Versprechen: wenn derselbe Ablauf jede Woche mehr als eine Stunde gebunden hält und mindestens zwei Medienbrüche reine Copy-Paste-Arbeit sind, lohnt sich der Blick auf Automatisierung. Wenn er zweimal im Quartal vorkommt und jede Runde anders verläuft, warten Sie.

Die Messung ersetzt keine Entscheidung der Geschäftsleitung. Sie liefert Zahlen und Regeln, damit niemand «gefühlte» Last mit einem Tool verwechselt. Wer Prozessautomatisierung im KMU ernst nimmt, beginnt mit so einer Tabelle, nicht mit einer Lizenz.

Der nächste Cluster-Schritt ist das Festhalten des Ablaufs auf einer Seite. Für den Entscheid reicht oft die Analyse plus ein Termin.

Diesen Ablauf anschauen

Bringen Sie den Ablauf mit, den Sie analysiert haben. Im Prozess-Check schauen wir ihn 60 Minuten per Teams an. Danach wissen Sie, was sich automatisieren lässt und was es kostet. CHF 99.

Was in der Stunde passiert und was danach auf dem Tisch liegt, steht in was der Prozess-Check ist.

Häufige Fragen